Ablage in Dokumenten

Für die Ausgabe auf Papier werden die Daten aus dem Baudatenprogramm grundsätzlich in Dokumente abgelegt. Dies können sogenannte RTF-Dateien, odt-Dateien, PDF-Dateien oder WinWord-Dokumente sein. Durch die Ablage in Dokumente können weiterführende Funktionen der Textverarbeitung genutzt werden und die aktuell erzeugte Ausgabe (welche Teile wurden ausgewählt, welche Preise wurden verwendet) wird in einem Dokument archiviert. Dies ist besonders wichtig, da immer öfter Dokumente über Email oder direkt an Faxe gesendet werden und somit kein Papierausdruck vorliegt.

Hinweis: Dokumente, die in der Textverarbeitung durch 'Speichern unter' oder im Explorer durch Kopieren erzeugt wurden, oder deren Namen verändert wurden, können durch das Baudatenprogramm nicht verwaltet werden. Sie werden aber in der Projektverwaltung unter 'Dokumente' angezeigt.

Dialog zur Ablage in Dokumente

Neben vielen spezifischen Möglichkeiten sind folgende Elemente in den Dialogboxen bei allen Ausgaben gleich:

Dokumentnummer: Für die Dokumentnummer können zwei Zeichen eingegeben werden. Von den drei verfügbaren Zeichen wird das erste Zeichen für die Dokumente in der Funktion 'Extras - Einstellungen' festgelegt. Für jede Dokumentart kann ein Zeichen vorgegeben werden. In der Liste unter der Dokumentnummer werden somit zu jeder Ausgabeart nur die relevanten Dokumente angezeigt. Erst wenn eine gültige Dokumentnummer eingegeben wurde, kann die Funktion 'Ausgabe' ausgelöst werden.

Pfadanzeige: In der obersten Anzeige ist der aktuelle Pfad und der vollständige Dokumentname zu sehen.

Dokumentvorlage: Für die Ablage kann eine Dokumentvorlage verwendet werden. Diese können mit dem Schalter 'Seite einrichten' verändert und ergänzt werden.

Absender: Mit dieser Einstellung kann die Adresse, die im Adressstamm für 'Eigene Adresse' ausgewählt wurde, als Absender in die Ablage geschrieben werden.

Empfänger: Als Empfänger können Bauherr, Architekt, Lieferant oder Subunternehmer eingetragen werden. Bauherr und Architekt sind bereits in der Projektinformation festgelegt worden. Der konkrete Lieferant oder Subunternehmer kann unter 'Lieferant / Subunternehmer' ausgewählt werden.

Vor- / Nachtext: Für Materiallisten kann mit diesem Feld der Vortext oder der Nachtext oder Beide eingeschaltet werden. Der Vortext und der Nachtext können mit dem jeweiligen Button in der Hauptmaske eingegeben werden.

Ausgabe: Die Funktion Ausgabe erzeugt ein Dokument gemäß den Einstellungen und ruft automatisch das entsprechende Textverarbeitungsprogramm mit diesem Dokument auf.